EXCEL vô cùng hữu ích trong việc điền thông tin mà không tốn nhiều thời gian bằng việc sử dụng hàm công thức. Tuy nhiên, sẽ có những trường hợp hàm trong EXCEL chạy ra kết quả bị lỗi (#N/A) do dữ liệu bị hạn chế. Thay vào đó, bạn sẽ cần đổi lỗi #N/A bằng một dữ liệu khác. Vậy phải làm thế nào để thực hiện công việc này một cách nhanh gọn nhất. Đừng lo, https://dobabiesmatter.com/ sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này bằng cách sử dụng hàm ISNA trong EXCEL.
Hàm ISNA trong EXCEL là gì?
Trước khi đi vào sử dụng ISNA, mời bạn đọc cùng dobabiesmatter.com tìm hiểu ý nghĩa của hàm này trong EXCEL. Thông thường, để điền thông tin tham chiếu lên một bảng có sẵn, bạn sẽ cần dùng đến hàm Vlookup, Index,…. Tuy nhiên, hàm Vlookup, Index,…. có thể cho ra kết quả #N/A nếu phát hiện một số mã ngạch nào đó không tồn tại trên bảng tham chiếu.
Khi đó, kết quả cần nhập trên dòng #N/A là một dữ liệu nào đó như: khác, để trống,… Để thay thế dòng #N/A bằng nội dung theo ý muốn, bạn sẽ cần phải điền tay từng dòng trên bảng mẫu. Như vậy, người dùng sẽ phải tốn rất nhiều thời gian. Điều này làm mất đi tính năng tiện lợi của EXCEL.
Nhằm tránh phải mất thời gian nhập từng dòng bị #N/A, bạn có thể sử dụng hàm ISNA trong EXCEL để hỗ trợ. Trong tên gọi của hàm ISNA gồm có 2 phần, đó là “IS” và “NA”. Mỗi thành phần có một ý nghĩa riêng, cụ thể như sau:
- IS là một ký tự có chức năng kiểm tra kết quả đúng/sai hoặc có/không.
- NA ký hiệu cho lỗi #N/A trong EXCEL.
Hiểu một cách đơn giản hơn, hàm ISNA dùng để phát hiện ra lỗi sai (#N/A) từ kết quả của các hàm. Tuy nhiên, khi dùng hàm ISNA trong EXCEL, bạn chỉ có thể tìm ra các lỗi sai chứ không thể điền thông tin. Để có thể điền được thông tin theo ý muốn vào các dòng #N/A, bạn sẽ cần kết hợp thêm hàm IF.
Cách thay thế lỗi bằng hàm ISNA trong EXCEL
Để hoàn tất việc điền dữ liệu tham chiếu, bạn sẽ cần thực hiện 2 bước. Bước đầu tiên là phát hiện lỗi #N/A. Bước tiếp theo là thay thế các lỗi đó bằng dữ liệu cần điền. Nội dung cụ thể của từng bước như sau.
Bước 1 – Phát hiện lỗi #N/A
Tương tự như các hàm khác, để sử dụng ISNA bạn sẽ cần nhập biểu thức vào sau dấu “=”. Cụ thể, cách viết như sau:
= ISNA ( value )
Trong đó, “value” có thể ở nhiều dạng khác nhau như: giá trị, hàm, công thức,… Thực chất, hàm ISNA là một biểu thức dùng để trả lời kết quả TRUE hoặc FALSE.
- Nếu “value” có lỗi #N/A, hàm ISNA sẽ báo kết quả là TRUE.
- Nếu “value” không có lỗi #N/A, hàm ISNA sẽ báo kết quả là FALSE.
Bước 1 – Thay thế lỗi #N/A
Trong bước này, dobabiesmatter.com sẽ hướng dẫn bạn dùng hàm IF kết hợp hàm ISNA trong EXCEL để hoàn chỉnh việc điền thông tin. Bạn chỉ cần sử dụng hàm IF với nguyên tắc như sau:
- Nếu kết quả của ISNA là TRUE, IF sẽ cho ra kết quả là thông tin bạn muốn nhập.
- Nếu kết quả của ISNA là FALSE, IF sẽ cho ra kết quả bằng với “value”.
Công thức căn bản của hàm IF như sau:
= IF (logical_test ; [value_if_true] ; [value_if_false])
Trong đó, ý nghĩa của từng vị trí như sau:
- logical_test: Đây là công thức cần tính, công thức này sẽ cho ra kết quả đúng (TRUE) hoặc sai (FALSE).
- [value_if_true]: Đây sẽ là kết quả hiển thị trên EXCEL nếu kết quả của logical_test là đúng (TRUE).
- [value_if_false]: Đây sẽ là kết quả hiển thị trên EXCEL nếu kết quả của logical_test là sai (FALSE).
Lúc này, cách viết để kết hợp ISNA và IF như sau:
= IF ( ISNA (value) ; “thông tin cần nhập” ; value )
Lưu ý khi dùng hàm ISNA trong EXCEL
- Việc dùng ISNA trong EXCEL không quá khó khăn nhưng rất dễ nhầm lẫn.
Để giúp các bạn hiểu rõ hơn, xin mời tham khảo ngay video mà chúng tôi chia sẻ chi tiết dưới đây nhé!
Kết luận
Có thể thấy, việc sử dụng hàm ISNA trong EXCEL vô cùng hữu ích trong việc điền dữ liệu tham chiếu. Nhờ có hàm này, thời gian điền dữ liệu được rút ngắn gấp 6 lần bình thường. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có thêm một mẹo mới trong việc sử dụng EXCEL. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì, bạn có thể đặt câu hỏi với dobabiesmatter.com. Chúng tôi rất hân hạnh được giải đáp tất cả các thắc mắc của bạn.
